İstifa Eden Memur Başka Bir Kurumda Göreve Başlarsa Özlük Dosyası Ne Olur?

Kamu bürokrasisinde görev yapan devlet memurları; kariyer hedefleri, akademik çalışmalar, ailevi nedenler veya farklı kamu kurumlarında göreve başlama isteği gibi gerekçelerle görevlerinden istifa edebilmektedir (müstafi sayılma veya istifa yoluyla görevden ayrılma). İstifa eden bir devlet memurunun daha sonra açıktan atama, KPSS, unvan değişikliği veya akademik kadrolara atanma yoluyla başka bir kamu kurumunda (örneğin bir üniversitede öğretim üyesi olarak) yeniden göreve başlaması halinde, eski kurumunda teşekkül eden özlük dosyasının hukuki akıbeti ne olacaktır?

Eski kurum, istifa ederek ayrılan personelin özlük dosyasını kendi bünyesindeki arşivde saklamaya devam mı etmelidir, yoksa personelin göreve başladığı yeni kamu kurumuna devretmekle yükümlü müdür?

Gerek kamu kurumlarının insan kaynakları birimleri gerekse göreve başlayan personeller arasında ciddi tereddütlere yol açan bu husus, Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü tarafından verilen 23/07/2026 tarihli ve E-53773008-622.02-16247675 sayılı resmi görüş yazısı ile açıklığa kavuşturulmuştur. Bu makalemizde, mevzuat hükümlerini, HİTAP programı ile özlük dosyası arasındaki farkları ve bakanlık mütalaasını detaylı şekilde ele alıyoruz.

1. Hukuki Çerçeve: 657 Sayılı Kanun’un 109. Maddesi ve Özlük Dosyasının Önemi

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun “Özlük Dosyası” başlıklı 109. maddesi, kamu personel rejiminde özlük dosyasının hukuki niteliğini ve işlevini açıkça düzenlemiştir:

“Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur. Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur. Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.”

Özlük dosyasının tutulma usul ve esasları ise 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri No: 2) ile yürürlüğe konulmuştur.

Özlük dosyası, sadece memuriyet dönemi boyunca tutulan pasif bir evrak klasörü değildir. Memurun derece ve kademe ilerlemesi, intibak işlemleri, kıdem ve hizmet süresi hesabı, kazanılmış hak aylığı, emeklilik hakları, disiplin sicili, mal bildirimleri ve başarı belgeleri gibi tüm hukuki ve idari haklarının takibinde ana referans kaynağıdır.

2. Özlük Dosyası ile SGK HİTAP Sistemi Arasındaki Fark Nedir?

Kamu idarelerinde sıklıkla karıştırılan konulardan biri de Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) bünyesinde yürütülen Hizmet Takip Programı (HİTAP) ile memur özlük dosyasının hukuki mahiyetidir.

12/05/2010 tarihli ve 27579 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin ek 6. maddesi uyarınca, 5510 sayılı Kanun’un 4/1-c maddesi kapsamındaki kamu görevlilerinin (Emekli Sandığına tabi çalışanlar) hizmet başlangıcından itibaren tüm özlük, öğrenim, askerlik, unvan, derece/kademe ve hizmet kayıtları elektronik ortamda HİTAP sistemine işlenmektedir.

Ancak Bakanlık görüş yazısında çok önemli bir ayrımın altı çizilmiştir:
HİTAP, 5510 sayılı Kanun kapsamındaki sigortalıların emeklilik ve hizmet sürelerine esas verilerinin dijital ortamda SGK’ya aktarıldığı bir bildirim ve takip sistemidir. Özlük dosyası ise içerisinde mal bildirimleri, disiplin soruşturması dosya örnekleri, inceleme raporları, ıslak imzalı atama ve terfi onayları, ödül ve ceza belgeleri gibi fiziki ve hukuki belgeleri barındıran asıl arşiv kaynağıdır. Dolayısıyla HİTAP kayıtlarının varlığı, fiziki özlük dosyasının devredilmesi ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

3. Görevi Sona Eren Memurun Dosyası Ne Olur? Naklen veya Açıktan Atama Ayrımı

Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri No: 2) hükümlerinde genel kural olarak, “görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır” ifadesi yer almaktadır. Buradaki temel amaç, memuriyetle ilişiği kesilen ve herhangi bir kamu kurumunda çalışmayan kişilerin dosyalarının arşiv mevzuatına uygun biçimde korunmasıdır.

Nitekim 18/10/2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik; kamu kurumlarında oluşan evrakların muhafaza edilmesi, kaybolmasının engellenmesi ve ayıklama/imha süreçlerini düzenlemektedir.

Ancak bu kuralın istisnası “kamu görevine devam edilmesi” durumudur. Tebliğ uyarınca:
– Bir memurun naklen başka bir kuruma atanması halinde özlük dosyası yeni kurumuna gönderilir.
– Memuriyetten istifa eden ancak daha sonra açıktan atama, KPSS veya üniversite kadroları gibi süreçlerle başka bir kamu kurumunda yeniden göreve başlayan personelin durumu da bu kapsamda değerlendirilmektedir. İlgili personel kamu hizmeti sunmaya devam ettiği için özlük dosyasındaki bilgilere yeni idaresince ihtiyaç duyulmaktadır.

4. Akademik Kadrolara Geçişte Mevzuat Şartı (2914 Sayılı Kanun)

Bakanlık görüş yazısına konu olayda, bir Büyükşehir Belediyesi’nde 657 sayılı Kanuna tabi olarak görev yapmakta iken istifa eden bir personelin, daha sonra bir üniversitenin İşletme Fakültesi’ne öğretim üyesi olarak atandığı belirtilmiştir.

Burada akıllara şu soru gelebilir: “Üniversite öğretim üyeleri 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanununa tabidir. Belediye memurluğu ile üniversite öğretim üyeliği farklı personel rejimleri olduğuna göre dosya gönderilmeli midir?”

2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu’nun 20. maddesinde açıkça şu hüküm yer almaktadır:
“Bu Kanunda hüküm bulunmayan hallerde 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümleri uygulanır.”

Yükseköğretim kurumlarında görev yapan akademik personelin intibak, kademe/derece ilerlemesi, hizmet yılı hesabı ve emeklilik işlemlerinde 657 sayılı Kanun hükümleri yedek mevzuat olarak uygulanmaktadır. Bu nedenle, üniversite idaresinin öğretim üyesinin geçmiş hizmetlerini, kazanılmış hak aylık derecesini, disiplin durumunu ve memuriyet safahatını doğru tespit edebilmesi için eski kurumundaki özlük dosyasına ihtiyacı bulunmaktadır.

5. Bakanlık Görüşü ve Hukuki Değerlendirme

Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü, Büyükşehir Belediye Başkanlığı’nın talebi üzerine verdiği 23/07/2026 tarihli görüş yazısında somut olayı değerlendirerek nihai hukuki mütalaayı ortaya koymuştur.

Bakanlık mütalaasında özetle;
– 657 sayılı Kanun’un 109. maddesi gereğince memurun başarı, yeterlik, ehliyet, terfi ve emeklilik işlemlerinde özlük dosyasının esas alındığı,
– Kamu Personeli Genel Tebliği uyarınca, istifa sonrasında açıktan veya yeniden başka bir kamu kurumuna (örneğin üniversitelerin öğretim üyeliği kadrolarına) atanan personelin kamu görevinin devam ettiği,
– Yeni atandığı kurumda derece yükselmesi, kademe ilerlemesi ve emeklilik gibi özlük haklarının yürütülebilmesi için eski kurumundaki özlük dosyasının yeni kuruma devredilmesi gerektiği,

hususları vurgulanmıştır.

Sonuç olarak; Büyükşehir Belediyesinde görev yapmakta iken istifa eden ve ardından İşletme Fakültesine öğretim üyesi olarak atanan personelin özlük dosyasının atandığı yeni kuruma gönderilmesinde mevzuat açısından hiçbir engel bulunmadığı, aksine gönderilmesinin zorunlu olduğu mütalaa edilmiştir.

Kamu personel hukukunda özlük dosyası, memurun statü hukukuna bağlı tüm geçmişini temsil eden resmi bir sicil belgesidir. İstifa eden bir memurun kamu hizmetinden tamamen ayrılması halinde özlük dosyası ayrıldığı kurumun arşivinde saklanır. Ancak kişi istifa ettikten sonra başka bir kamu kurumunda (bakanlık, belediye, üniversite vb.) yeniden göreve başlarsa:

1. Eski kurum, personelin talebi veya yeni kurumun resmi yazısı üzerine özlük dosyasını onaylı ve eksiksiz bir şekilde yeni kuruma göndermekle yükümlüdür.
2. Üniversiteler gibi farklı personel kanunlarına tabi kurumlara yapılan atamalarda da 2914 sayılı Kanun’un atfı nedeniyle 657 sayılı Kanun ve ilgili tebliğ hükümleri uygulanır ve dosya devredilir.
3. HİTAP programı verileri idari işlemlere kolaylık sağlasa da fiziki özlük dosyasının yerini tutmaz; dosyanın aslı yeni kuruma aktarılmalıdır.